Neugründer, die erst vor kurzem eine Firma gegründet haben (oder kurz davor stehen) und die Buchhaltung selber führen wollen, sollten sich auch Gedanken zum zu verwendenen Buchhaltungsprogramm machen. Doch was genau zeichnet eine gute Buchhaltungssoftware aus? Und auf welche Charakteristiken ist speziell zu achten?
1. Modularer Aufbau
Eine gute Buchhaltungssoftware für Neugründer zeichnet sich insbesondere durch einen modularen Aufbau aus. Das Buchhaltungsprogramm sollte also als Kernmodul über eine gute Finanzbuchhaltung verfügen und rund um dieses Modul beliebig ausbaubar sein. Es sollte nebst einem Modul für Finanzbuchhaltung (FiBu) auch über eine Modul “Fakturierung” (für die Erstellung von Offerten und Rechnungen) sowie über ein Modul “Lohnabrechnungen” verfügen.Modul FinanzbuchhaltungDieses sollte einfach zu bedienen sein. Die Buchungssätze sollte schnell und einfach eingegeben werden können. Idealerweise sind auch schon vordefiniert Buchungstexte vorhanden. Die Finanzbuchhaltung muss auf jeden Fall MwSt.-fähig sein; d.h. die MwSt. muss bei jeder Buchung ausgeschieden werden und die quartalsweise MwSt.-Abrechnung sollte idealerweise auf Knopfdruck erstellt werden können. Sehr gute Buchhaltungsprogramme sind so ausgerichtet, dass die Abrechnung direkt auf dsa Originalformular gedruckt werden kann.Modul LohnabrechnungEines der ersten Module, die sich für Neugründer aufdrängen ist das Modul “Lohnabrechnung”. Damit kann man einfach und bequem die Löhne abrechnen. Man gibt nur den Bruttolohn ein und das Buchhaltungsprogramm berechnet den Nettolohn. Die Abzüge werden automatisch berücksichtigt. Ende Jahr erstellt die Software dann die jährlichen Lohnausweise und Abrechnungslisten für die Sozialversicherungsanstalten.Das Lohnabrechnungsmodul empfiehlt sich im Grunde genommen schon ab einem Mitarbeiter: die Abrechnungen werden immer komplizierter – die Kontrollen der AHV immer strenger, somit sollte man in diesem Bereich von Anfang an alles korrekt machen.Modul FakturierungBei mehr als 10 zu erstellenden Rechnungen pro Monat empfiehlt sich ein Fakturierungsmodul. Mit diesem können Offerten, Lieferscheine und Rechnungen erstellt werden. Es besteht auch die Option, die Rechnung mit orangen Einzahlungsscheinen (VESR) zu erstellen. Diese Zahlungseingänge werden dann von PostFinance oder von der Hausbank mittels Datei online zur Verfügung gestellt und können einfach eingelesen und verbucht werden.Auch eine einfache Zahlungskontrolle ist mit diesem Modul möglich; offene Posten und Mahnungen können mittels Knopfdruck erstellt werden.
2. Einführungskurs
Die beste Buchhaltungssoftware nützt nichts, ohne dass sie angewendet werden kann; aus diesem Grunde sollte man darauf achten, dass es auch Einführungskurse in das Buchhaltungsprogramm gibt, die bei Bedarf in Anspruch genommen werden können.
3. Telefonischer Support
Bei Neugründern muss alles schneller gehen – auf eine Frage sollte man auch schnell und zuverlässig eine Antwort bekommen. Somit muss also unbedingt darauf geachtet werden, dass der Anbieter des Buchhaltungsprogramms über eine Hotline verfügt, die während den Geschäftszeiten bedient wird.
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